Internet ngày nay đã quá phổ biến, không thiếu gì những phần mềm chat và gọi miễn phí, nhưng những rủi ro về bảo mật mà chúng đem lại là không hề nhỏ. Do đó, đối với các doanh nghiệp, cơ quan, tập thể, ... sử dụng tổng đài điện thoại vẫn là một phương án cần thiết.

Tổng đài điện thoại mang đến những lợi ích chính sau:

- Liên lạc nội bộ hoàn toàn miễn phí.

- Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.

- Tận dụng cơ sở hạ tầng sẵn có (các đường trung kế bưu điện).

- Tăng tính chuyên nghiệp và cũng là một hình thức marketing hiệu quả.

Có khá nhiều hướng dẫn thiết lập tổng đài điện thoại với chào khi có cuộc gọi đến (DISA Message) trên mạng, tuy nhiên hầu hết chỉ hướng dẫn 1 thiết lập mặc định duy nhất, không có có các phương án khác nhau để lựa chọn, ví dụ như lặp lại lời chào hay tổng đài sẽ làm gì nếu người gọi đến không kịp làm theo hướng dẫn.

Đăng nhập trình quản lý tổng đài

Việc đầu tiên như thường lệ phải kết nối máy tính với tổng đài qua dây cáp mạng. Tắt wifi mạng máy tính, thiết lập IP của máy tính về 192.168.0.10 (có thể thay 10 bằng số khác nhỏ hơn 255 là được) mở trình duyệt web ra rồi truy cập vào IP của tổng đài (mặc định là 192.168.0.101, trường hợp đã đổi sang IP khác thì nhập IP mới đó vào). Tài khoản đăng nhập mặc định là INSTALLER với mật khẩu là 1234 (nếu đã đổi sang mật khẩu khác thì nhập mật khẩu mới vào).

Hình 1. Đăng nhập vào trình quản lý tổng đài

Thiết lập lời chào tổng đài DISA Message

Để thiết lập lời chào tổng đài, tìm đến mục PBX Configuration/ Optional Device/ Voice Message/ DISA Message. Ở cột “Floating Extension Number” đặt tên 1 mã số DISA tùy ý (từ số 501 đến 564), nếu tổng đài báo số đó trùng với một số nội bộ thì chọn số khác cho tới khi không còn trùng lặp. Ở các cột “Digit AA ...” gán các số nội bộ cần chuyển cuộc gọi đến, trong đó “Dial 0” nghĩa là nhấn phím 0 thì đổ chuông máy đó, tương tự với các số khác.

Hình 2. Gán các số nội bộ vào mã DISA 521

Tiếp theo, vào PBX Configuration/ CO & Incoming Call/ DIL Table & Port Setting, gán mã số lời chào vào trung kế, tương ứng với một đầu số điện thoại cố định.

Hình 3. Gán mã số lời chào (521) vào trung kế tương ứng

Ghi âm lời chào

Có hai cách để ghi âm lời chào: ghi âm trực tiếp qua 1 máy lẻ hoặc ghi âm bên ngoài rồi tải lên tổng đài. Nếu chọn ghi âm qua máy lẻ, cần thực hiện thêm bước thiết lập cho máy lẻ như sau: Vào PBX Configuration/ Extension/ Wired Extension/ Extension Setting, tại cột COS để ý xem các máy lẻ đã được gán số 1 chưa, nếu chưa thì gán 1 vào. Tiếp theo, vào PBX Configuration/ System/ Class of Service/ COS Setting, tại cột COS1 chọn enable. Như vậy là bất cứ máy lẻ nào trong tổng đài cũng có thể dùng để ghi âm. Ghi âm lời chào như sau:

- Ghi âm lời chào: Nhấc máy >> *361 + mã số lời chào >> chờ tút tút >> đọc lời chào >> cúp máy hoặc nhấn store để lưu lại.

 - Nghe lại lời chào: Nhấc máy >> *362 + mã số lời chào.

- Xóa lời chào: Nhấc máy >> *360 + mã số lời chào.

Tùy chỉnh thời gian chờ

          Vào PBX Configuration/ System/ Timers & Counter/ Tab DISA/ Door Phone, tìm đến “Delayed answer time (s)” chọn giá trị 0 (đang để mặc định là 5s). Làm như vậy để lời chào được phát đi ngay khi gọi đến.

Hình 4. Điều chỉnh thời gian chờ về 0

Tùy chỉnh lời chào DISA

          Vào PBX Configuration/ Optional Device/ Voice Message/ DISA System, nếu người gọi đến không bấm bất cứ số nào thì tại ô “Intercept when No Dial after DISA answer” ta có các tùy chọn như sau:

- Nếu muốn phát lời chào chỉ 1 lần và cuộc gọi sẽ tự động ngắt thì tích vào “Disable (Reorder Tone)”.

- Nếu muốn tự động kết nối đến số tổng đài hướng dẫn đã cài đặt sẵn thì chọn “to Operator”.

- Nếu muốn lời chào tiếp tục được lặp lại thì chọn “to AA-9”, sau đó vào PBX Configuration/ Optional Device/ Voice Message/ DISA Message, ở cột “AA digit 9” điền mã số lời chào DISA vào đó. Chú ý là lúc này lời chào tổng đài sẽ được phát quay vòng liên tục cho đến khi người gọi bấm chọn 1 số nào đó.

- Nếu muốn chỉ phát lại lời chào khi người gọi nhấn 1 số nào đó thì để lời chào ở chế độ phát 1 lần là kết thúc (Chọn Disable), sau đó quay lại mục PBX Configuration/ Optional Device/ Voice Message/ DISA Message, điền mã số lời chào vào cột AA tương ứng với số đó. Khi người gọi nhấn mã số này, lời chào sẽ được phát lại thêm 1 lần.

Hình 5. Tùy chỉnh lời chào DISA khi người gọi đến không bấm số theo hướng dẫn

Như vậy là bài viết đã giới thiệu xong một số tùy chỉnh cơ bản cho lời chào tổng đài điện thoại. Chúc các bạn thành công!

VIỆN IMC
Tòa nhà IMC Tower, Số 176 Trường Chinh, Phường Khương
Thượng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Tel/Fax : (+84) 24 3566 6232 / 24 3566 6234
Email: contact@imc.org.vn   Website: http://imc.org.vn